Une session d'appels se joue souvent avant le premier appel, au moment où l'on prépare le fichier. Numéros sans indicatif, doublons, standards mélangés aux lignes directes, contacts qui ont demandé à ne plus être appelés : chaque ligne sale coûte du temps au téléphone. Dans cet article, je partage ce que je vois chez les équipes qu'on accompagne chez Flunter : les colonnes vraiment utiles, le bon format de numéro, le nettoyage des doublons et des oppositions, les pièges du CSV et l'import depuis le CRM. L'objectif est simple : un fichier que l'on peut appeler sans s'arrêter toutes les cinq minutes.
En bref
Un bon fichier de prospection téléphonique B2B contient une ligne par contact, un numéro par colonne au format international (+33), le nom, la société, le poste, la source de la donnée et le commercial responsable. Avant l'import, on supprime les doublons et les personnes qui se sont opposées à être appelées, puis on enregistre le CSV en UTF-8 avec un séparateur cohérent. Quand le CRM est connecté à l'outil d'appel, mieux vaut importer directement une liste du CRM : on évite les exports manuels et les résultats d'appel reviennent au bon endroit.
Pourquoi la qualité du fichier compte autant que l'outil
Un parallel dialer compose plusieurs numéros à la fois et vous passe ceux qui décrochent. Il accélère tout, y compris les erreurs. Si un quart du fichier est faux, l'outil appellera ce quart plus vite, et vous le découvrirez plus vite aussi. Chez Flunter, on a constaté que les sessions décevantes viennent bien plus souvent du fichier que du réglage des lignes.
Trois défauts reviennent sans cesse :
Des numéros inexploitables : indicatif manquant, zéro initial perdu par Excel, deux numéros dans la même cellule.
Des doublons : le même contact importé deux fois depuis deux sources, donc appelé deux fois dans la même journée.
Des standards présentés comme des lignes directes : le commercial pense joindre un décideur, il tombe sur l'accueil.
Un exemple pour fixer les idées
Prenons un fichier de 1 000 contacts reçu d'un partenaire, à titre d'illustration. Au nettoyage, on trouve 90 doublons, 60 numéros sans indicatif dont une trentaine irrécupérables, et environ 300 numéros de standard sans mention particulière. Sans nettoyage, le commercial passe une partie de sa session à rappeler les mêmes personnes et à demander des transferts. Avec un fichier propre de 880 lignes (1 000 moins les 90 doublons et les 30 numéros irrécupérables), dont les standards sont isolés dans une campagne à part, il appelle moins de lignes mais obtient plus de vraies conversations. Ce qui compte n'est pas la taille du fichier, c'est la part de lignes qui peuvent mener à quelqu'un. C'est exactement ce que mesure le taux de joignabilité.
Les colonnes utiles d'un fichier de prospection B2B
Inutile d'avoir quarante colonnes. Celles-ci couvrent l'essentiel :
Colonne | À quoi elle sert | Conseil |
Prénom | Saluer la personne par son nom | Une colonne à part, sans civilité |
Nom | Identifier et dédoublonner | Pas de majuscules partout, c'est plus lisible à l'écran |
Société | Préparer l'accroche, regrouper par compte | Un nom homogène (pas « SAS », « S.A.S. » et rien selon les lignes) |
Poste | Adapter le discours | Un intitulé court, et si possible une catégorie (direction, achats, RH) |
Téléphone direct | La ligne qui mène à la personne | Format international, un seul numéro |
Téléphone standard | Le numéro de l'accueil | Colonne séparée, jamais mélangée à la ligne directe |
Relancer après l'appel | Une seule adresse, en minuscules | |
Source | Savoir d'où vient la donnée | Base achetée, salon, site web, CRM : indispensable pour répondre à une question RGPD |
Propriétaire | Le commercial responsable du contact | Le même identifiant que dans votre CRM |
Champs personnalisés | Ce qui sert votre script : secteur, effectif, logiciel utilisé, date du dernier échange | Pas plus de trois ou quatre, sinon personne ne les lit pendant l'appel |
Dans Flunter, les champs de contact personnalisés sont inclus dans toutes les offres. Ils s'affichent sur la fiche du contact pendant l'appel, avec son historique. C'est la bonne place pour l'information qui aide à ouvrir la conversation, pas pour tout ce que contient votre base.
Le format des numéros de téléphone
C'est la cause numéro un des imports ratés. Quelques règles simples :
Format international : +33 suivi du numéro sans le zéro initial. Un numéro parisien 01 23 45 67 89 devient +33 1 23 45 67 89. Pour un contact à l'étranger, l'indicatif du pays change, la logique reste la même.
Un numéro par colonne : jamais « 01 23 45 67 89 / 01 98 76 54 32 » dans la même cellule. Si un contact a deux numéros, créez deux colonnes.
Pas de texte dans la cellule : « poste 214 », « demander Julie » ou « ne pas appeler le matin » vont dans une colonne de notes, pas dans le numéro.
Distinguez ligne directe et standard : c'est une question d'hygiène de données. Un standard n'est pas un mauvais numéro, mais il ne se travaille pas de la même façon. Une colonne dédiée ou une campagne à part vous évite de mélanger les deux.
Un piège classique vient d'Excel : à l'ouverture d'un CSV, il peut convertir un numéro en nombre et supprimer le zéro initial, ou interpréter un « + » comme le début d'une formule. Formatez la colonne en texte avant de coller ou de saisir les numéros, et vérifiez quelques lignes après chaque enregistrement.
Doublons et oppositions : nettoyer avant d'appeler
Les doublons
Dédoublonnez sur le numéro de téléphone normalisé, puis sur l'e-mail. Le nom seul ne suffit pas : deux homonymes peuvent travailler dans deux sociétés différentes, et une même personne peut apparaître avec ou sans accent. L'ordre qui marche bien :
normaliser tous les numéros au format international ;
supprimer les lignes dont le numéro existe déjà ;
vérifier à la main les quelques cas où un même numéro porte deux noms différents (souvent un standard partagé).
Pensez aussi aux doublons entre fichiers : un contact déjà présent dans une campagne en cours n'a rien à faire dans la nouvelle.
Les oppositions
En B2B, la prospection téléphonique repose sur l'intérêt légitime, à condition que l'offre ait un lien avec la fonction de la personne, de l'informer au premier appel et de respecter son droit d'opposition. Quelqu'un qui vous a demandé de ne plus l'appeler doit sortir de tous vos fichiers, pas seulement de la campagne du jour. Le plus simple est de tenir une liste d'exclusion centrale, dans votre CRM, et de la croiser avec chaque nouveau fichier avant l'import. La colonne « Source » vous servira aussi si une personne demande d'où vient son numéro.
Depuis le 11 août 2026, la prospection téléphonique vers les particuliers exige leur consentement préalable. Si votre fichier mélange des professionnels et des particuliers, séparez-les avant tout import. Le détail des règles est sur notre page RGPD et démarchage téléphonique.
Importer : fichier CSV ou CRM connecté
Le fichier CSV et ses pièges
Flunter importe vos listes par fichier CSV ou depuis votre CRM connecté. Pour le CSV, je vous le dis franchement : on a rendu l'import plus robuste au printemps, parce que les fichiers réels sont rarement parfaits. Voici les erreurs que je vois le plus souvent :
L'encodage : enregistrez en UTF-8. Un autre encodage transforme les accents en caractères illisibles (« François » au lieu de « François »). Dans Excel, choisissez « CSV UTF-8 » à l'enregistrement.
Le séparateur : un Excel réglé en français enregistre souvent ses CSV avec des points-virgules, un Google Sheets ou un outil anglophone avec des virgules. Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte pour voir lequel est utilisé, et vérifiez qu'aucune cellule ne contient le même caractère sans guillemets.
La ligne d'en-tête : une seule ligne, des noms de colonnes clairs, pas de cellules fusionnées ni de titre au-dessus.
Les lignes vides et les totaux : supprimez-les, ils deviennent des contacts fantômes.
Importer directement depuis le CRM
Si votre équipe travaille dans un CRM, l'export CSV est une étape de trop : il crée une copie qui vieillit dès qu'elle est enregistrée. Avec un CRM connecté, vous importez une liste qui existe déjà dans le CRM, et les résultats d'appel y remontent ensuite automatiquement. Selon le CRM, l'import se fait ainsi dans Flunter :
CRM | Ce que vous importez |
HubSpot | Listes et segments, avec filtre par propriétaire |
Salesforce | Campaigns (Contacts et Leads), avec filtre par propriétaire |
Pipedrive | Filtres sur les personnes et les leads, avec filtre par propriétaire |
Close | Recherches enregistrées (Smart Views) |
Boond Manager | URL d'une liste Boond (contacts, actions, opportunités) |
Odoo | Filtres enregistrés sur les contacts |
Le nettoyage se fait alors une fois pour toutes dans le CRM, à la source. Le détail par outil est sur la page intégrations, par exemple HubSpot. Pour les équipes qui ont leur propre base, l'API de Flunter, lancée en avril et incluse dans toutes les offres, permet aussi de créer des campagnes et d'y importer des contacts.
Découper en campagnes et garder le fichier à jour
Un fichier de 3 000 lignes appelé d'un bloc donne des sessions difficiles à piloter. Découpez-le en campagnes cohérentes, chacune avec un message et un objectif clairs :
Par cible : secteur, taille d'entreprise ou fonction. Le script change, la campagne aussi.
Par type de numéro : lignes directes d'un côté, standards de l'autre. Chaque campagne a son propre nombre de lignes sur le parallel dialer : testez un réglage différent pour les standards et pour les lignes directes.
Par commercial : chacun travaille ses propres contacts, ce qui évite d'appeler deux fois la même personne.
Dans Flunter, la gestion des campagnes est incluse dans toutes les offres, et le nombre de lignes se règle campagne par campagne.
Un fichier se dégrade aussi avec le temps : les gens changent de poste ou d'entreprise. Servez-vous des résultats d'appel pour le tenir à jour. Retirez de la prochaine liste les contacts qualifiés « faux numéro », passez ceux qui ont demandé un rappel dans une campagne dédiée, et le tri des contacts par dernier appel permet de repérer ceux qu'on n'a pas touchés depuis longtemps. Enfin, regardez votre taux de décroché par campagne : une campagne nettement en dessous des autres signale souvent un problème de fichier plutôt qu'un problème de discours.
Questions fréquentes
Comment faire un fichier de prospection téléphonique ?
Partez de votre CRM ou d'une source identifiée, gardez une ligne par contact avec prénom, nom, société, poste, téléphone au format +33, e-mail, source et propriétaire. Dédoublonnez, retirez les oppositions, puis importez dans votre outil d'appel.
Quel format de numéro utiliser dans un fichier CSV ?
Le format international : +33 suivi du numéro sans le zéro initial, un seul numéro par colonne. Formatez la colonne en texte dans Excel pour qu'il ne supprime pas de caractères.
Pourquoi les accents de mon fichier s'affichent mal après l'import ?
Le fichier n'est probablement pas encodé en UTF-8. Réenregistrez-le au format « CSV UTF-8 » et relancez l'import.
Point-virgule ou virgule dans un CSV ?
Les deux fonctionnent si le fichier est cohérent. Excel en français utilise souvent le point-virgule, Google Sheets la virgule. Vérifiez dans un éditeur de texte avant d'importer.
A-t-on le droit d'appeler un fichier de prospection B2B acheté ?
En B2B, la prospection téléphonique repose sur l'intérêt légitime, à condition que l'offre ait un lien avec la fonction de la personne, de l'informer au premier appel et de respecter son droit d'opposition. Pour un fichier acheté, vérifiez que le fournisseur a informé les personnes que leurs données pouvaient être cédées. Gardez la source de chaque contact et retirez les personnes qui s'opposent. Voir notre page RGPD.
Faut-il un CSV si mon CRM est connecté ?
Non. Avec un CRM connecté, importez directement une liste ou un filtre du CRM : vous évitez les copies périmées et les résultats d'appel y remontent.
Ce que vous pouvez faire dès cette semaine
Ouvrez votre prochain fichier et vérifiez trois choses : le format des numéros, l'encodage et le séparateur.
Séparez les lignes directes des standards dans deux colonnes ou deux campagnes.
Créez une liste d'exclusion unique dans votre CRM et croisez-la avec chaque fichier avant l'import.
Ajoutez une colonne « Source » à tous vos fichiers, même anciens.
Si votre CRM est connecté, remplacez l'export CSV par une liste ou un filtre importé directement.
Après la première session, retirez les « faux numéro » et regardez le taux de décroché par campagne.
Pour aller plus loin sur l'organisation des sessions, lisez notre guide de la prospection téléphonique B2B.