Message vocal en prospection : quand le laisser et 5 exemples mot à mot

Faut-il laisser un message sur le répondeur d'un prospect ? Oui, mais pas à chaque fois. Un message vocal de prospection est utile sur un compte que vous visez vraiment, juste après un e-mail, quand quelqu'un vous a recommandé, après un salon, ou pour un dernier essai. Il dure 20 à 25 secondes, donne votre nom, la raison précise de votre appel, une raison de rappeler, et votre numéro deux fois. Sur une liste froide appelée en volume, laissez tomber le message et passez au suivant : votre temps vaut plus cher en conversations.

Un message vocal coûte environ une minute (l'annonce, le bip, votre message, la saisie). Sur une session de 100 appels, si vous en laissez un à chaque messagerie, c'est facilement une heure de votre journée partie dans des boîtes vocales. La vraie question est donc : ce prospect-là mérite-t-il cette minute ?

En général, très peu de prospects rappellent après un message vocal. Ce n'est pas grave. Le vrai rôle du message est de préparer le terrain : quand vous rappellerez ou quand votre e-mail arrivera, votre nom ne sera plus celui d'un inconnu. Le prospect se dira « ah, c'est le gars du message ». C'est déjà la moitié du travail.

Pour savoir à quel rythme rappeler un prospect qui ne décroche pas, voir notre guide rappeler un prospect.

À l'oral, 25 secondes, c'est environ 60 mots. Pas un de plus. Au-delà de 30 secondes, le prospect efface, ou pire, il écoute la moitié et retient que vous êtes long.

1. Qui vous êtes (3 secondes)

Prénom, nom, entreprise. Pas de titre, pas de « je me permets de vous contacter ». Exemple : « Bonjour Claire, Thomas Martin, de chez Optimo. »

2. Pourquoi lui, pourquoi maintenant (7 secondes)

Une raison précise, liée à son entreprise ou à son poste. Un recrutement, une levée, une ouverture d'agence, un e-mail que vous lui avez envoyé, une personne qui vous a donné son nom. C'est ce qui sépare un message personnel d'un message de masse.

3. Ce qu'il peut y gagner (5 secondes)

Une phrase, un bénéfice, si possible avec un exemple client du même secteur. Pas votre catalogue.

4. La suite (4 secondes)

Annoncez ce que vous allez faire vous-même. « Je vous envoie un e-mail de trois lignes dans la foulée » ou « je réessaie jeudi matin ». Le prospect n'a aucune action à faire, ce qui le met à l'aise.

5. Votre numéro, deux fois, lentement (4 secondes)

Une fois au début si vous voulez, une fois à la fin obligatoirement. Par paires de chiffres, en articulant. Personne ne note un numéro dit à toute vitesse.

Trois réglages simples : parlez debout, souriez (ça s'entend), et notez votre trame sur un post-it collé à l'écran. Le message improvisé se reconnaît à la troisième hésitation.

Les crochets sont à remplacer. Lisez-les à voix haute avant de vous en servir : si une phrase ne sonne pas comme vous, changez les mots, gardez la structure.

Exemple 1 : le premier contact sur un compte prioritaire

« Bonjour [Prénom], [votre prénom et nom], de chez [Entreprise]. Je vous appelle parce que j'ai vu que [entreprise du prospect] ouvrait [deux agences à Lyon]. On aide des sociétés comme [client du même secteur] à [faire gagner une heure par jour à leurs commerciaux sur le suivi client]. Je pense que ça peut vous parler. Je vous laisse mon numéro : [06 39 98 12 34]. Sinon, je réessaie jeudi en fin de matinée. Encore une fois, [06 39 98 12 34]. Bonne journée ! »

Exemple 2 : la relance après un e-mail

« Bonjour [Prénom], [votre prénom], de chez [Entreprise]. Je vous ai envoyé un e-mail [mardi] avec pour objet [« vos relances clients »]. Je ne vous appelle pas pour vous le lire, rassurez-vous. Une seule question m'intéresse : est-ce que [le suivi des relances] est un sujet chez vous cette année ? Si c'est le cas, deux minutes au téléphone suffiront pour voir si je peux vous aider. Mon numéro : [06 39 98 12 34]. Je vous redis le numéro : [06 39 98 12 34]. Et je reste dispo par retour d'e-mail. »

Exemple 3 : la recommandation

« Bonjour [Prénom], [votre prénom], de chez [Entreprise]. C'est [nom du recommandant], chez [son entreprise], qui m'a conseillé de vous appeler. On travaille ensemble depuis [six mois] sur [la prospection de son équipe] et il pense que ça peut vous intéresser aussi. Rappelez-moi quand vous avez cinq minutes au [06 39 98 12 34]. Je vous redis le numéro : [06 39 98 12 34]. Merci, et à bientôt. »

Le nom du recommandant arrive dans les cinq premières secondes. C'est lui qui fait rappeler, pas vous.

Exemple 4 : après un salon ou un événement

« Bonjour [Prénom], [votre prénom], de chez [Entreprise]. On s'est croisés [mercredi au salon X], sur le stand [d'à côté / pendant la conférence sur Y]. Vous m'aviez parlé de [votre projet de recrutement de commerciaux] et je vous avais promis un retour. Je vous envoie par e-mail [l'exemple dont on a parlé] et je vous rappelle [lundi]. Mon numéro au cas où : [06 39 98 12 34]. Je vous redis le numéro : [06 39 98 12 34]. »

Si vous ne vous êtes pas parlé en personne, ne faites pas semblant. Dites plutôt : « vous étiez inscrit au webinar de jeudi sur [sujet] ».

Exemple 5 : la dernière tentative

« Bonjour [Prénom], [votre prénom], de chez [Entreprise]. J'ai essayé de vous joindre plusieurs fois ces dernières semaines au sujet de [vos recrutements commerciaux], sans succès, et je ne veux pas encombrer votre messagerie. C'est donc mon dernier message. Si le sujet revient sur la table, vous avez mon numéro : [06 39 98 12 34]. Je vous redis le numéro : [06 39 98 12 34]. Je vous souhaite une très belle fin de semaine. »

Ce message fonctionne parce qu'il retire toute pression. Il est poli, il est court, et il donne au prospect une vraie raison de répondre maintenant s'il était intéressé.

Un prospect qui sort de réunion ne va pas écouter sa messagerie tout de suite. Il va, en revanche, jeter un œil à ses SMS et à ses e-mails. Le message vocal et l'écrit se complètent : la voix crée le lien, l'écrit laisse une trace qu'il peut relire.

Trois règles pour que l'ensemble tienne :

• Le même sujet partout. Si votre message parle de « relances clients », votre e-mail et votre SMS aussi. Le prospect doit relier les trois sans effort.

• Le SMS reste court et neutre. Pas de lien, pas de pitch. C'est un accusé de passage.

• Pas de triple contact à chaque appel. Appel, SMS et e-mail le même jour : réservez-le aux jours où vous laissez un message vocal.

Pour choisir les créneaux, voir le meilleur moment pour appeler un prospect.

Dans Flunter, vous créez vos propres résultats d'appel (par exemple « Message laissé ») et la tâche de rappel au moment où vous qualifiez l'appel. Le SMS de suivi, vous l'envoyez depuis le compagnon d'appel, sans changer d'outil.

• Le roman. 45 secondes de présentation de votre entreprise. Le prospect a appuyé sur « supprimer » à la seconde 12.

• Le message mystère. « Rappelez-moi, c'est important. » Sans dire pourquoi. Ça ne crée pas de curiosité, ça crée de la méfiance.

• Le numéro au galop. Dit une seule fois, en accéléré, à la fin. Personne ne réécoute un message pour noter un numéro.

• Le même message à toute la liste. Le prospect sent le copier-coller à l'oreille aussi bien qu'à l'écrit.

• Le faux souvenir. « Comme convenu lors de notre échange… » alors que vous ne vous êtes jamais parlé. Vous perdez toute crédibilité pour les appels suivants.

• Le message tous les deux jours. Trois messages en une semaine et vous passez de « commercial persévérant » à « numéro bloqué ».

• Le message chuchoté depuis l'open space. Si on entend vos collègues rire derrière, recommencez.

Une bonne habitude : réécoutez un de vos messages par semaine. C'est pénible, c'est très efficace, et c'est le meilleur moyen de couper vos tics de langage. Le même exercice marche sur vos vraies conversations, voir le débrief d'une session d'appels.

Ce qui coûte le plus cher dans le message vocal, c'est le temps passé à tomber sur des messageries. Sur une liste froide, la grande majorité des appels n'aboutit pas à une personne. Si vous composez un numéro après l'autre, vous écoutez des sonneries et des annonces d'accueil une bonne partie de la session.

C'est exactement ce que règle un parallel dialer. Flunter, le parallel dialer le plus efficace pour la prospection B2B, compose jusqu'à 5 numéros en même temps (3 sur le forfait Starter) et vous passe le premier humain qui décroche. Son moteur de détection maison, réglé en continu sur de vrais appels commerciaux, écarte les répondeurs et les standards et vous passe les personnes sans attente. Les messageries sont classées dans la campagne, vous, vous parlez. Résultat : jusqu'à 5 fois plus de conversations par heure qu'en appel manuel.

Et pour les quelques comptes où un message vaut vraiment le coup, sortez-les de la session et appelez-les à part, un par un : c'est là que les trames ci-dessus servent. Depuis le compagnon d'appel de Flunter, vous retrouvez le contact, vous l'appelez et vous lui envoyez votre SMS de suivi au même endroit.

Les offres démarrent à 89 € HT par licence et par mois, sans minimum de licences : voir les tarifs.

À lire aussi : relancer un prospect sans être lourd et le match cold call ou cold email.

Faut-il laisser un message vocal à un prospect ?

Pas à chaque appel. Laissez-en un sur vos comptes prioritaires, après un e-mail, sur une recommandation, après un événement et lors de votre dernière tentative. Sur une liste froide appelée en volume, raccrochez et passez au suivant.

Combien de temps doit durer un message vocal commercial ?

20 à 25 secondes, soit environ 60 mots. En général, au-delà de 30 secondes, le prospect n'écoute pas jusqu'au bout.

Que dire sur le répondeur d'un prospect ?

Votre nom et votre entreprise, la raison précise de votre appel (liée à lui), un bénéfice en une phrase, ce que vous allez faire ensuite, et votre numéro répété deux fois lentement.

Combien de messages vocaux laisser au même prospect ?

Deux ou trois au total sur une séquence de deux à trois semaines, jamais deux dans la même semaine. Le dernier annonce clairement que c'est le dernier.

Le message vocal fait-il vraiment rappeler ?

Rarement, et ce n'est pas son but principal. Il rend votre nom familier, ce qui fait décrocher au prochain appel et ouvrir votre e-mail. D'expérience, la recommandation et le message de dernière tentative sont ceux qui font le plus rappeler. Pour préparer la conversation quand ça décroche, voir notre script d'appel de prospection.